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高效的电子邮件沟通


添加时间:2016-05-27      修改时间: 2016-05-27      课程编号:105182726


《高效的电子邮件沟通》课程大纲
课程意义:
随着现代企业工作量的加大,工作强度的加大,电子邮件逐渐成为最重要的职场沟通方式,不少企业工作完全依赖于电子邮件。它不仅用来日常工作交流,也担负着传递着公司的产品与服务信息,获取外部信息和展示公司形象等功能。本课程旨在解决电子邮件写作不规范及如何运用电子邮件沟通技巧等问题,改善沟通效果和工作效,率根本提升企业的整体管理形象与管理水平。

课程收益:
1.了解电邮沟通在企业工作中的重要性和严肃性,代表着个人与企业形象。
2.更多结合实际案例,注重细节演绎,帮助学员系统地掌握电邮沟通的规范格式和沟通礼仪。
3.学习电邮写作语言和思路,以便准确高效地写作电邮,提供工作效率。

课程时间:1天;6小时/天
课程对象:所有有志自我提升、增强电邮沟通能力的职场人士

课程大纲:
第一讲:电子邮件沟通概述
一、电邮沟通的重要性
二、电邮沟通的功能
三、电邮沟通的原则
测试:何时该发送电子邮件?
四、电邮是企业公文!
准确、简洁、庄重、规范

第二讲:电子邮件的格式
一、发送对象
1.慎重选择收件人、抄送人、密送人
2.群发邮件
案例分析:《给公司群组的邮件》
3.回复与全部回复
二、标题
1.标题的重要性
2.标题的作用—简明扼要概况邮件内容
3.标题的规范
案例分析:《恰当和不恰当的标题》
4.标题需要更新
三、内容
1.KISS原则
2.5W2H原则
3.主题明确
4.列点说明
5.明确对方的行为和时限
6.邮件的体积
7.附件的格式
案例分析:《公司内部的项目沟通邮件》
四、签名栏
1. 设置不同用途的签名栏
2. 必备的信息
3. 专业与安全性
案例分析:《对外邮件的签名栏》

第三讲:电子邮件的沟通礼仪
一、准确的拼写与语法
二、谦恭有礼
1. 称呼
2. 语气
3. 常用礼貌用语
案例分析:《暴力邮件》
三、选择标识:紧急、参考及其它
四、“自动回复”和“离开办公室”的设置

第四讲:撰写电子邮件的技巧
一、设定逻辑—金字塔原理
案例分析:《给雪莉的邮件》
1. 从结论说起
2. 构建金字塔
3. 自下而上法和自上而下法
二、正式撰写的六大步骤
1. 制定行动目标:主动目标与被动目标
2. 决定正式程度:电邮正式程度由什么来体现?
3. 设定总体风格:游说矩阵
4. 选择层次结构:连贯式、并列式、分析问题式等
5. 列出大纲:提纲法和辐射法
6. 撰写初稿
三、电子邮件的反馈与确认
案例分析:《生气时的回复》

第五讲:中英文电子邮件赏析
一、中文电邮:内部和对外的邮件
二、英文电邮:常用电邮词句
三、常见电邮错误纠正:太随意、太模糊、太冗长等
练习:不同类型的电邮写作

最后:结束语
一、分享与回顾
二、行动计划



授课培训师王晓珑老师简介
王晓珑
王晓珑老师 职业素养提升专家
行政管理训练专家
福建省礼仪协会理事
DISC认证讲师/测评师
厦门人才中心特约讲师
中国女性形象工程特邀礼仪专家
厦门海峡导报《商务礼仪》专栏作者
16年知名跨国企业员工管理与培训经验
厦门大学外文系英语专业学士(能双语授课)
曾任:柯达(中国) 行政主任、采购经理、内训讲师、总经理秘书
曾任:林德(中国) 总裁办公室主任、资深讲师 ,获“最佳讲师”称号
长期担任厦门人才中心、厦门大学、安踏集团、中外运集团多家院校及企业特聘讲师
王晓珑老师曾先后就职于柯达、林德等知名跨国公司,分别担任总经办主任、亚太区总裁助理及内训讲师等职务,精通大型会议、活动策划及组织工作;掌握如何与政府、媒体及社会团体保持良好互动,熟悉行政管理制度和程序,熟悉保安、食堂、运输等行政事务。王老师将15年资深的行政管理体验与高端商务实践相融合,独自开发《资深行政文秘综合能力提升训练》、《客户经理职业形象与商务礼仪训练》等一系列课程,能单独进行英语授课,专注于职业素养、商务礼仪、会议管理、办公室管理等方面培训,在外累计培训场次达150多场,课程满意度高达95%以上,累计培训过4000余名企业员工。

实战经验:
2000年—2006年,柯达(厦门)有限公司历任行政主任、采购经理、内训讲师、总经理秘书
王老师通过参观访问、采访、公开演讲、信息发布、赞助及捐赠等方式建立和保持公司与相关政府部门及社会团体的良好关系,执行“一、二厂合并”,充分利用现有设备资产,避免投资浪费, 负责包装材料的计划和采购、寻找资产、零配件、设备和非生产性物料的供应商并进行谈判和采购,执行公司商品采购策略,与供应商研究降低成本的机会,同时担任SAP采购模块升级的小组领导, 组织测试和相关培训。后调往总经办,负责“新产品注册”等项目中的外事工作,组织和协调如开幕典礼,周年庆典、员工大会等大型公司活动,并负责企业员工服务礼仪培训并指导她们的职业素养能力培养与提升训练,提供新员工入职、物流采购、企业文化、群策群力、商务礼仪等培训。

2006年—2013年,林德(中国)叉车有限公司任总裁办公室主任/资深讲师。
制定和规范企业行政管理制度和流程,同时协调总裁与股东、德国总部、厦门总部各部门、林德中国各大区、林德香港、林德新加坡以及与公司外部的联络,使企业与政府、媒体及社会团体建立和保持良好的互动及合作关系。策划和组织厦门外商协会会员活动,并担任企业资深讲师,为“企业文化复兴和推进”、“群策群力”等活动提供培训和督导,同时负责企业培训计划开展与实施,在职期间,为林德培训过2000余名新老员工,受企业高层赞赏,并获得“最佳讲师”称号。同时兼职外部培训师,服务于厦门市人才中心及各培训机构,为企业提供培训、辅导和咨询等服务。培训内容有高级秘书助理技能训练营、商务礼仪与职业形象、行政工作统筹管理、职业心态与职业素养、商务公文写作、高效会议管理等,在外累计培训场次达150多场,深受学员好评。

主讲课程:
《客户经理职业形象与商务礼仪训练》、《商务礼仪与魅力形象完美塑造》、《行政办公室服务接待礼仪》、《职场礼仪与沟通技巧》、《专业行政文秘综合能力提升训练》、《资深行政文秘综合能力提升训练》、《服务意识与服务礼仪》、《高情商的职场沟通》、《商务西餐礼仪》、《政务礼仪》、《商务礼仪与职业形象》、《职业化塑造与高效工作技能提升》、《员工职业素养提升》

授课风格:
王老师授课注重互动、体验、角色扮演、实例操作,让学员在练中学,学中练,避免“学而不用,听了就忘”。在海量案例中,揭示员工职业素养提升的误区与禁忌,塑造企业专业形象。结合企业的现状,对企业现有商务礼仪、接待及大型会议提出建设性、实操性反馈,推动商务礼仪日常化和标准化。

部分授课记录:
服务客户 所讲课程 期数
厦门市人才服务中心 《商务礼仪》/《大学生职业素养提升》 48
厦门大学 《大学生职业素养提升》 16
安踏集团 《秘书助理、商务礼仪》 10
斯兰集团 《经理人特训班(商务礼仪与温馨服务)》 20
中外运集团 《服务礼仪》 15
福建师范大学 《大学生职业素养提升》 12
福建宁德核电 《服务礼仪》 5
嘉晟集团 《行政管理提升班》 6
厦门亿联网络 《服务礼仪》 16
海隆集团 《商务礼仪》 8
东方美美容集团(沙龙) 《魅力女性形象素养提升》 10
龙岩市党校 《行政管理素养提升》 30
厦门理工学院 《大学生职业素养提升》 10
厦门地丰置业有限公司 《高级秘书、助理和行政人员职业技能训练营》 8
厦门海沧市政建设管理中心 《商务公文写作》 6
凯傲集团 《职业心态与职业素养》 14

部分服务客户:
政府高校:江苏沭阳地方税务局、长沙商务局、中国建筑第八工程局有限公司、集美大学、华侨大学、厦门海沧市政建设管理中心、龙岩市党校、厦门大学、福州大学、福建师范大学、济南大学、厦门理工学院、云南大学旅游学院、厦门华夏职业学院、广州市公用事业高级技工学校等…
物流:厦门港务集团、中外运集团厦门分公司、嘉晟集团、厦门斯巴特进出口、海天集装箱等…
金融业:上海兴业银行总行、连云港东方农商银行、成都农商行、临海农商行、吴江农商行、济宁农信社、杭州农行、浙江农行、台州农行、厦门农行、北京中行、南海工行、南沙工行、福州建行、兴业银行太原分行、兴业银行杭州分行、贵州省长顺县农村信用合作、厦门邮政等…
其它:三明移动、万科房地产、联想集团、厦门市第一医院、福建宁德核电、厦门亿联网络、东方美集团、宝特科技、美时美克、中脉科技、福建众亿工程项目管理、厦门万里石、祥远房地产代理有限公司、北京智富博森商务服务公司、望海商场、厦门地丰置业有限公司、福建南方路面机械有限公司、旭日富邦商贸、德塔石业、泉州市亚利特建材有限公司、安踏集团、美国安费诺电子、金龙联合汽车工业有限公司、威迪亚精密模具塑胶、波特鞋业、矽恩微电子、国药控股星鲨制药、金日制药、广州昭和汽车零部件有限公司、麦克韦尔科技、苏州工业园区阳澄湖半岛旅游度假区、蜀都川菜文化、宁波丁丁麻辣烫餐饮有限公司、遵义烟草、广州本田汽车有限公司、福日电子、台湾默克股份有限公司、三亚旅游公司、威海城建集、中煤榆林、天津中沙石化、广州立信、哈尔滨铁路局、深圳竞华电子有限公司、中信证券、广东众生药业股份有限公司、酷派集团、佛山南海农商行、越海物流、默克化工技术(上海)有限公司、中国建筑第八工程局有限公司广西分公司、石家庄电力、哈尔滨健康药业、杭州圣奥家具、佛山新华印刷厂、长沙商务局、等…
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